Data certa

Siamo lieti di divulgarvi quanto sotto espresso, per cercare di aiutarvi a disciplinare dubbi nelle modalità applicative "DATA CERTA" sui documenti. (esempio "VDR").

LA DATA CERTA - di Rolando Dubini, avvocato in Milano

Considerazioni generali

Occorre doverosamente premettere che la data certa è una garanzia nei confronti dei terzi estranei alla predisposizione del documento prevista e regolata dall'articolo 2704 del codice civile del 1942. Si tratta di una nozione che ha però rilevanza anche in materia penale, com'è ovvio: ad esempio "gli effetti giuridici di un provvedimento del giudice o del p.m. non emesso in udienza, ancorché perfetto e valido, non decorrono dalla data dello stesso apposta al momento della compilazione, bensì dal momento in cui viene sottoscritto dal segretario, acquisendo attraverso tale certificazione data certa (Cass. Penale sez. III, 29.5.2005, p.m. in procedura Aldrico e altri, CED Cass. 232346), ma più oltre ne vedremo un'applicazione importante proprio in materia di diritto penale del lavoro.

Chi scrive che "la questione della "data certa" sarebbe "molto controversa" (sic), per quanto riguarda l'obbligo vigente ai sensi dell'articolo 28 del decreto legislativo n. 81/2008 e l'italica abitudine di spaccare il capello in quattro sempre e comunque con l'intento neppure troppo nascosto di eludere gli obblighi di legge, e che sarebbe "sufficiente (se non eccessivo [sic]) datare e far siglare ogni pagina del DVR da datore di lavoro, RSPP, medico competente (ove previsto) e RLS" non sa letteralmente quel che scrive. Una tale sottoscrizione datata non ha alcun valore di data certa, posto che detti soggetti sono gli autori, i legali responsabili, i collaboratori e i consultati necessitati e legalmente obbligatori e obbligati (art. 29 del D.Lgs. n. 81/2008) del documento di valutazione dei rischi, e quindi la loro attestazione, essendo i diretti cointeressati, non dimostra nulla a terzi estranei. L'articolo 2704 del codice civile rigetta questo approccio illegittimo, grossolano e "spannometrico" e pretende che la data certa sia attestata con modalità certa in modo equivalente a quello della firma autenticata, dell'atto pubblico ecc. cosa che quattro firme non autenticate non hanno, posto che in generale una firma non autenticata non ha valore di data certa, mai. E tutto ciò è confermato dalla stessa bozza di decreto correttivo, che non dice che la data certa può essere attestata dalle firme citata, ma elimina l'obbligo della data certa e lo sostituisce con l'obbligo delle firme e soggetti citati (cosa peggiore della data certa, il rimedio è peggiore del male, perché introduce obblighi di firma prima inesistenti, e facilità così enormemente l'attività sanzionatoria degli organi di vigilanza).

Inoltre occorre osservare "che il principio in base al quale «il documento di cui all'articolo 17, comma 1, lettera a), redatto a conclusione della valutazione, deve avere data certa» (art. 28 comma 2 D.Lgs. n. 81/2008) trova la sua evidente ratio nella necessità avvertita dal legislatore di porre rimedio, in qualche modo, alla tendenza di retrodatare il documento; inoltre, questa innovazione deve essere messa in relazione anche alla correlata abolizione dell'obbligo di comunicare il nominativo del responsabile del servizio di prevenzione e protezione (RSPP) all'azienda sanitaria locale e alla direzione provinciale del lavoro (di cui all'art. 8, D.Lgs. 19 settembre 1994, n. 626) che ora deve essere tassativamente riportato proprio nel documento di valutazione [(ai sensi dell'art. 28, comma 2, lettera e)]" [Quali modalità operative per la "data certa" sul DVR? - Mario Gallo, Ambiente & Sicurezza, Il Sole 24 Ore, 23 dicembre 2008, n. 1, pag.34].

Occorre riflettere attentamente sulla dizione usata dal legislatore: «il documento di cui all'articolo 17, comma 1, lettera a), redatto a conclusione della valutazione, deve avere data certa» (art. 28 comma 2 D.Lgs. n. 81/2008). Ogni documento di valutazione dei rischi, a far data dal 16 di maggio 2009, deve essere munito di data certa , e questo vale tanto per i documenti redatti dal 16 di maggio 2009 in poi, quanto per quelli elaborati in data antecedente il 16 maggio 2009, per i quali la data originale resta immutata, ma in data 16 maggio si doveva attestarne la legale esistenza con la data. Se così non fosse si consentirebbe di continuare col malcostume, vera e propria piaga, di retrodatare i documenti di valutazione dei rischi, che si potrebbe datare prima del 16 maggio 2009, pensando così, peraltro erroneamente e illegittimamente, di poter continuare ad eludere gli obblighi inderogabili di legge. La mancanza della data certa al 16 maggio 2009, espone il datore di lavoro all'obiezione che il documento è stato in realtà predisposto, ad esempio, dopo un evento infortunistico avvenuto dopo il 16 maggio 2009 e retrodatato a prima del 16 maggio 2009 al fine di eludere, come sempre, l'obbligo di valutare i rischi prima che questi si manifestino.

1. La sanzione per l'assenza di data certa del documento di valutazione dei rischi (DVR)

Un esempio chiarisce il meccanismo sanzionatorio.

Poniamo che a luglio 2009 la Asl chieda copia del documento di valutazione del rischio, l'azienda produce un documento senza data certa, la Asl può a questo punto contestare l'esistenza legale del documento alla data del 16 maggio 2009 e notificare un verbale di prescrizione "ora per allora" nel quale si da atto che non è dimostrata nel modo legalmente dovuto,previsto dal testo unico, la presenza certa del documento, con data certa, al 16 maggio 2009 e che quindi la data certa è verificata solo in occasione dell'esibizione del documento alla Asl, che è il luglio 2009, perciò ammette direttamente il contravventore che ha elaborato un documento senza data certa al pagamento di un quarto dell'ammenda di 15.000 euro per non aver predisposto il documento al 16 maggio 2009, ovvero perché non è dimostrabile l'esistenza legalmente certa del documento in quella data.

Un altro esempio: l'u.p.g. della Asl deve indagare su una infortunio sul lavoro avvenuto il 20 maggio 2009, e del quale per motivi che qui non interessano, l'UPG territorialmente competente ne viene a conoscenza alla fine di giugno 2009.

L'UPG chiede al datore di lavoro la prova legalmente valida di aver valutato il rischio relativo alla mansione di cui all'infortunio attraverso il DVR. Il datore di lavoro consegna un DVR datato 16 maggio 2009, firmato dal datore di lavoro, dall'RSPP e per avvenuta collaborazione di cui all'art. 29 (non per presa visione, che la sola presa visione è una violazione dell'art. 29 medesimo) dal medico competente e dall'RLS per avvenuta consultazione.

Apparentemente il documento è in regola, in quanto redatto prima dell'infortunio. In realtà il documento è privo di data certa, ai sensi dell'articolo 28 comma 2 del D.Lgs. n. 81/2008, in quanto manca la firma autenticata dei sottoscrittori, non è stato inviato con posta certificata, o con timbro postale attestante la data certa come da disposizione delle poste italiane n. 93/2007, ecc.

La conseguenza è che l'UPG deve redigere verbale di prescrizione attestando che il documento era legalmente inesistente prima della data dell'infortunio, non essendo stata data la prova della data certa del 16 maggio 2009, ma essendo stata prodotta all'upg della Asl, ad esempio, in data 20 giugno 2009, la data certa risulta essere quella in cui il documento viene prodotto all'UPG.

E dunque una data posteriore all'infortunio. Andrà quindi contestata al datore di lavoro la mancata elaborazione del DVR prima del 20 maggio 2009 (data dell'infortunio), e il contravventore, che peraltro ha redatto il DVR, andrà ammesso al pagamento di 1/4 dell'ammenda con la prescrizione ora per allora. La prescrizione ora per allora è così definita dalla Corte Costituzionale: la Corte ritiene che "in caso di (1) notizia di reato acquisita da un'autorità di polizia giudiziaria diversa dall'Organo di vigilanza e (2) di spontanea regolarizzazione da parte del contravventore, l'Organo di vigilanza sia autorizzato ad impartire ora per allora la prescrizione prevista dall'art. 20, ovvero, ed a maggior ragione, a ratificare nelle forme dovute prescrizioni irritualmente impartite, nonché a verificare l'avvenuta eliminazione delle conseguenze dannose o pericolose del reato e ad ammettere il contravventore al pagamento della somma determinata a norma dell'art. 21, commi 1 e 2 (D.Lgs. n. 758/1994), sì che l'autore dell'illecito, previo pagamento della somma stabilita (1/4 del massimo dell'ammenda), possa usufruire dell'estinzione del reato disciplinata dall'art. 24 (D.Lgs. n. 758/1994).

Nella sit comunicherà l'UPG al pm che il DVR non ha data certa, e non risulta redatto prima della data dell'infortunio, essendo privo del requisito della data certa.

2. Garante per la protezione dei dati personali – La data certa

Provvedimento del 5 dicembre 2000 - Misure minime di sicurezza - Chiarimenti sulla data certa dell'atto previsto dall'art. 1 della L. 325/2000 (estratti)

Sono pervenuti al Garante alcuni quesiti inerenti le modalità (...) per adottare il documento previsto dall'art. 1 della medesima legge n. 325 con un atto "avente data certa".

Il Garante ritiene opportuno fornire alcuni chiarimenti in ordine a tale aspetto, in quanto rileva ai fini della corretta applicazione delle citate fonti normative. (...)

In proposito, per quanto di competenza, il Garante osserva che tale requisito si collega con la comune disciplina civilistica in materia di prove documentali e, in particolare, con quanto previsto dagli artt. 2702 - 2704 del codice civile, i quali recano un'elencazione non esaustiva degli strumenti per attribuire data certa ai documenti, consentendo di provare tale data anche in riferimento a ogni "fatto che stabilisca in modo egualmente certo l'anteriorità della formazione del documento" (art. 2704, terzo comma, cod.civ.).

[Art. 2704 (Data della scrittura privata nei confronti dei terzi)

La data della scrittura privata della quale non è autenticata la sottoscrizione non è certa e computabile riguardo ai terzi, se non dal giorno in cui la scrittura è stata registrata o dal giorno della morte o della sopravvenuta impossibilità fisica di colui o di uno di coloro che l'hanno sottoscritta o dal giorno in cui il contenuto della scrittura è riprodotto in atti pubblici o, infine, dal giorno in cui si verifica un altro fatto che stabilisca in modo egualmente certo l'anteriorità della formazione del documento.

La data della scrittura privata che contiene dichiarazioni unilaterali non destinate a persona determinata può essere accertata con qualsiasi mezzo di prova.

Per l'accertamento della data nelle quietanze il giudice, tenuto conto delle circostanze, può ammettere qualsiasi mezzo di prova.]

La legge n. 325/2000 presuppone quindi che il documento in questione sia collegabile ad un fatto oggettivo attribuibile al soggetto che lo invoca, ma sottratto alla sua esclusiva sfera di disponibilità.

In questa prospettiva, senza pretesa di indicare in modo esauriente tutti i possibili strumenti idonei ad assegnare al documento una data certa, il Garante richiama l'attenzione dei titolari del trattamento sulle seguenti possibilità che appaiono utilmente utilizzabili:

a) ricorso alla c.d. "autoprestazione" presso uffici postali prevista dall'art. 8 del d.lg. 22 luglio 1999, n. 261, con apposizione del timbro direttamente sul documento avente corpo unico, anziché sull'involucro che lo contiene;

b) in particolare per le amministrazioni pubbliche, adozione di un atto deliberativo di cui sia certa la data in base alla disciplina della formazione, numerazione e pubblicazione dell'atto;

c) apposizione della c.d. marca temporale sui documenti informatici (art. 15, comma 2, legge 15 marzo 1997, n. 59; d.P.R. 10 novembre 1997, n. 513; artt. 52 ss. d.P.C.M. 8 febbraio 1999);

d) apposizione di autentica, deposito del documento o vidimazione di un verbale, in conformità alla legge notarile; formazione di un atto pubblico;

e) registrazione o produzione del documento a norma di legge presso un ufficio pubblico.

Roma, li 5 dicembre 2000

3. Decreto Legislativo 22 luglio 1999, n. 261 - "Attuazione della direttiva 97/67/CE concernente regole comuni per lo sviluppo del mercato interno dei servizi postali comunitari e per il miglioramento della qualità del servizio" pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 182 del 5 agosto 1999

Art. 8 (Autoprestazione)

1. E' consentita, senza autorizzazione, la prestazione di servizi postali da parte della persona fisica o giuridica che e' all'origine della corrispondenza (autoprestazione) oppure da parte di un terzo che agisce esclusivamente in nome e nell'interesse dell'autoproduttore.

L'autoprestazione, così come prevede la norma di seguito riportata, non è altro che il pagamento della tassa di affrancatura (comunque spettante a Poste Italiane, in virtù della privativa) per quelle corrispondenze recapitate in proprio dal mittente. Il mittente può sia annullare autonomamente i francobolli, che presentare gli oggetti affrancati ad un qualsiasi ufficio postale, che li bolla e li restituisce al mittente. In quest'ultimo caso c'è, effettivamente, certezza della data. Nella pratica, banche e privati che necessitavano dell'apposizione di un timbro postale su un documento per comprovarne l'esistenza in tale data, hanno continuato a farlo, tuttavia Poste ha stabilito che tali documenti debbano obbligatoriamente recare l'indirizzo di un destinatario. Condizione essenziale per l'autoprestazione è che l'oggetto, debitamente indirizzato, sia affrancato in regolare tariffa.

4. Marca Temporale

Il sistema basa la propria modalità di certificazione della marca temporale su un procedimento informatico regolamentato dalla legge italiana, che permette di datare in modo certo ed opponibile a terzi un oggetto digitale (file). La Data Certa è un servizio di certificazione temporale apposto, AD ESEMPIO, tramite il servizio INFOCAMERE della Camera di Commercio che permette di datare in modo certo ed opponibile a terzi qualunque tipo di documento.

La validazione temporale è infatti il risultato della procedura informatica con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una data ed un orario opponibili a terzi.

-Validità giuridica della marca temporale

Tra i profili probatori del documento informatico assume un'importanza fondamentale l'attribuzione della cosiddetta "data certa" e cioè la prova con validità erga omnes della formazione del documento in un certo arco temporale o, comunque, della sua esistenza anteriormente ad un dato evento (art. 2704 codice civile).

Nel tradizionale sistema di documentazione cartacea, l'attribuzione della data certa (efficace nei confronti dei terzi e non solo tra le parti) deriva principalmente dal riscontro di un'attestazione fatta da un soggetto terzo ed imparziale depositario di pubbliche funzioni. L'innovazione tecnologica permette di avere oggi strumenti in grado di garantire una datazione certa su qualsiasi tipologia di documento informatico (file), in particolare, grazie alle tecnologie legate alla firma digitale ed all'infrastruttura normativa vigente in Italia è oggi possibile datare in maniera certa ed opponibile a terzi un documento informatico attraverso la marca temporale. La marca temporale (digital time stamp) attesta infatti l'esistenza di un documento informatico (o meglio di un file informatico) ad una determinata data ed ora ('validazione temporale').

L'apposizione di una marca temporale produce l'effetto giuridico di attribuire 'ad uno o più documenti informatici una data ed un orario opponibili ai terzi' (art. 8 comma 1, e art 22, comma 1, lettera g, d.p.r. n. 445/2000) e, dunque, non solo efficaci tra le parti. La veridicità ed esattezza di una marca temporale, come per i certificati delle chiavi pubbliche si presume fino a prova contraria. Può essere oggetto di validazione temporale qualunque file informatico e, pertanto, non solo testi, ma anche immagini, suoni, filmati, software, ecc.

La marca temporale viene effettuata da un servizio di un certificatore qualificato (accreditato CNIPA) al quale viene trasmesso l'HASH del file da marcare e sul quale viene generata la marca temporale. L'hash è un file di pochi bytes. La successiva verifica della marcatura temporale avviene tramite una procedura software che rigenera l'hash del file e ne verifica la corrispondenza con l'eguale marcato temporalmente.

-Riferimenti Normativi

D.P.C.M. 13 gennaio 2004 - Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici.

Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (S. O. alla G. U. n. 42 del 20 febbraio 2001) integrato con le modifiche apportate dal D.Lgs. 23 gennaio 2002, n. 10 e dal DPR 7 aprile 2003, n.137- (G.U. n. 138 del 17.6.2003).

Un sistema innovativo è quello della marca temporale (digital time stamp v) che consente di datare in modo certo e opponibile a terzi un oggetto digitale (il file ).

L'apposizione di una marca temporale produce l'effetto giuridico di attribuire, a uno o più documenti informatici, una data e un orario opponibili ai terzi [art. 8, comma 1, e art 22, comma 1, lettera g), D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445] e, dunque, non solo efficaci tra le parti.

Pertanto, la veridicità e l'esattezza di una marca temporale si presume fino a prova contraria come per i certificati delle chiavi pubbliche. Attraverso questo meccanismo si può procedere alla validazione temporale di qualunque file informatico e, pertanto, non solo testi, ma anche, per esempio immagini di qualunque tipo. Per i dettagli tecnici si veda il D.P.C.M. 13 gennaio 2004, «Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici» (ma vedi anche DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 30 marzo 2009 - Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici. (09A06300) (GU n. 129 del 6-6-2009), occorre osservare che attualmente questa procedura è facilmente accessibile grazie al servizio Infocamere della Camera di Commercio che permette di datare in modo certo e opponibile a terzi qualunque tipo di documento.

Sul piano operativo, sarà necessario, come per la PEC, generare il file del documento di valutazione dei rischi in formato pdf, scannerizzando i relativi allegati (attestazioni, relazioni, planimetrie, attestati, certificazioni ecc.), che il datore di lavoro apponga la firma digitale (sistema SC) con la successiva apposizione della marca temporale. Come nel caso della PEC, questo meccanismo si presenta di agevole attuazione con bassi costi.

5. Posta Elettronica Certificata

Il servizio di posta elettronica che fornisce al mittente la prova legale dell'invio e della consegna di documenti informatici.

La posta elettronica certificata (PEC) è la trasmissione telematica di comunicazioni con ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna e avviene ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68. La trasmissione del documento informatico per via telematica, effettuata mediante la posta elettronica certificata, equivale, nei casi consentiti dalla legge, alla notificazione per mezzo della posta e ha valore legale. La data e l'ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, e alle relative regole tecniche.

-Nei casi di invio o recezione di messaggi verso caselle di posta elettronica tradizionale, il sistema non può eseguire tutti i passi previsti dal circuito della posta certificata e non esplica tutti i requisiti previsti dalla normativa vigente. Per tale ragione la trasmissione dei messaggi non ha gli stessi effetti legali di validità e opponibilità.

Decreti e regole tecniche

Codice dell'Amministrazione Digitale [DLgs 82/2005] in vigore dal 1° gennaio 2006, nuove forme di dialogo tra cittadini, imprese e PPAA.

Pubblicazione del DPR n. 68, Regolamento con disposizioni per l'utilizzo della Posta Elettronica Certificata verso regole tecniche

Regole Tecniche con decreto del Ministro per l'Innovazione e le Tecnologie del 2 novembre 2005

DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 6 maggio 2009 - Disposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadini.

Sul piano operativo, il documento di valutazione dei rischi dovrà essere in formato pdf e inviato a se stessi utilizzando una casella di posta elettronica certificata. Questo strumento si presenta particolarmente indicato quando si tratta di documenti di valutazione dei rischi composti da molte pagine anche se la presenza di numerosi allegati richiede tempi anche non indifferenti per riportare in formato digitale gli stessi.

6. Poste Italiane

Data certa

Disposizione di servizio n. 93 del 6 settembre 2007

Servizio data certa

Certificazione, da Poste Italiane, dell'esistenza di un documento in una determinata data

- Indicazione, datata e sottoscritta sulla prima pagina, del numero delle pagine, preceduta dalla dizione "documento unico".

- Dicitura, sulla prima pagina del documento, "si richiede l'apposizione del timbro postale per la data certa, seguito da data e firma".

- Affrancatura, con francobolli (applicati sul primo foglio) e apposizione del timbro che annulla l'affrancatura, per ottenere la certezza dell'esistenza di "quel documento a quella data"

- Restituzione dell'invio al Cliente in quanto lo stesso non ha usufruito del servizio postale.

Esempio:

Spazio riservato all'affrancatura e alla timbratura con data attestante la data certa

Si richiede l'apposizione del timbro postale per data certa

Data .............../............./2009

(inserire la data in cui sarà timbrato il documento)

............................................................................................

(timbro del p.v. e firma per esteso e leggibile)

Documento unico formato da ..............................pagine

Mittente: .........................................................................

Destinatario: idem come sopra

Spazio riservato al francobollo di posta prioritaria

7. "AUTOPRESTAZIONE" PRESSO UFFICI POSTALI prevista dall'art. 8 del D.Lgs. 22 luglio 1999, n. 261, con apposizione del timbro direttamente sul documento avente corpo unico, anziché sull'involucro che lo contiene; Riferimento legislativo: Decreto Legislativo 22 luglio 1999, n. 261 - "Attuazione della direttiva 97/67/CE concernente regole comuni per lo sviluppo del mercato interno dei servizi postali comunitari e per il miglioramento della qualità del servizio" pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 182 del 5 agosto 1999.

Art. 8 (Autoprestazione) 1. E' consentita, senza autorizzazione, la prestazione di servizi postali da parte della persona fisica o giuridica che e' all'origine della corrispondenza (autoprestazione) oppure da parte di un terzo che agisce esclusivamente in nome e nell'interesse dell'autoproduttore.

8. Data certa secondo la giurisprudenza

E' idonea la prova della data certa in una scrittura privata fornita attraverso un timbro postale apposto sull'atto [Trib. Modena, Giud. Dott.ssa Salvatore E., 30 aprile 1999].

Per ottenere il requisito della data certa, non è necessario recarsi da un notaio o all'Ufficio del registro, ma è ad esempio sufficiente inviare a sé stessi il documento, mediante piego raccomandato con ricevuta di ritorno, poiché la data apposta dall'Ufficio Postale attribuisce certezza. Al riguardo, la Cassazione (sentenze 8692/1990 e 186/1983) ha riconosciuto che il timbro postale, apposto sul foglio contenente le informazioni richieste, può comprovare in modo sicuro l'anteriorità della formazione del documento.

-In alternativa può essere considerata la regola, dettata dall'art. 2705, comma 1, c.c., secondo cui il telegramma ha l'efficacia probatoria di una scrittura privata se l'originale (anche privo di sottoscrizione), sia stato consegnato all'ufficio postale dal mittente. In questo caso il timbro postale posto in sede di spedizione varrà ai fini della data certa.

Ai fini dell'efficacia probatoria del telegramma quale scrittura privata, siccome prevista dall'art. 2705-2706 c.c., il legislatore, nell'intento di favorire la rapidità dell'incontro di volontà fra persone distanti, ha inteso prendere in considerazione l'ipotesi normale secondo cui il telegramma proviene dall'apparente mittente, con la conseguenza che solo in caso in cui ciò sia contestato il mittente medesimo è tenuto, ove intenda valersene quale scrittura privata, a fornire la prova delle condizioni, poste dal citato art. 2705, mentre, ove nessuna contestazione vi sia stata circa la provenienza del telegramma, questo ha a tutti gli effetti il valore di scrittura privata, con data certa.

Nel caso di telegramma privo di sottoscrizione (nella specie trasmesso mediante inoltro telefonico) la prova della sua provenienza è a carico del mittente (Cass. Civ., sez. III, 03 luglio 1990, n. 6788) in caso di contestazione, l'interessato dovrà fornire la prova della provenienza della dichiarazione da lui medesimo, anche con il ricorso a presunzioni, potendosi al riguardo fare riferimento, alla titolarità o all'uso esclusivo della utenza telefonica attraverso cui è avvenuta la dettatura del telegramma, alla eventuale pacificità per il destinatario, prima del giudizio, della provenienza del telegramma da parte dell'apparente autore della dichiarazione.

9. Un documento inerente la sicurezza sul lavoro privo di data certa ed esibito dopo la data di accertamento da parte dell'organo di vigilanza non è idoneo a provare che lo stesso sia stato elaborato prima dell'accertamento medesimo (Cassazione Penale Sez. III - Sentenza n. 43840 del 25 novembre 2008 - Pres. De Maio – Est. Teresi – P.M. D'Ambrosio - Ric. S. S.).

Questa sentenza della Corte di Cassazione Penale riguarda l'obbligo della apposizione della data certa sui documenti di valutazione dei rischi (DVR), obbligo già efficace a partire al 16/5/2009.

Secondo la Suprema Corte un documento privo di data certa ed esibito dopo la data di accertamento da parte dell'organo di vigilanza non è idoneo a provare che lo stesso sia stato elaborato prima dell'accertamento medesimo. In virtù di questo principio la stessa Corte ha confermata l'ammenda inflitta al legale rappresentante di una ditta per non aver designato gli addetti al servizio di prevenzione e protezione dell'azienda (da intendersi innanzitutto come mancata designazione del responsabile del servizio di prevenzione e protezione, che è l'addetto n. 1, nel senso che senza il responsabile - RSPP- il servizio non esiste). Ma lo stesso principio si applica, con un ragionamento logico-giuridico del tutto autoevidente, alla nomina del medico competente, al documento di valutazione dei rischi (DVR), al documento di valutazione dei rischi da interferenze (DUVRI), al Piano di sicurezza e coordinamento (PSC), al Piano Operativo di Sicurezza (POS), alla nomina dei coordinatori per la sicurezza durante la progettazione (CSP) e durante l'esecuzione dei lavori (CSE), all'autocertificazione dell'avvenuta valutazione dei rischi.

In particolare il Tribunale condannava il legale rappresentante della ditta alla pena di euro 2000,00 di ammenda per il reato di cui all'art. 4, comma 4, lettera b) del D. Lgs. n. 626/1994 mentre assolveva lo stesso dalla contravvenzione di cui all'art. 12 dello stesso D. Lgs. per non avere comunicato alle competenti autorità il nominativo della persona designata come responsabile del servizio di prevenzione e protezione all'interno dell'azienda [violazione che è stata eliminata dall'ordinamento giuridico italiano]. L'imputato proponeva ricorso alla Corte di Cassazione e chiedeva alla stessa l'annullamento della sentenza sostenendo che, essendo la designazione degli addetti al servizio un (semplice) atto interno che il datore di lavoro più compiere senza alcuna (particolare) formalità e senza apporre una data certa, l'effettuazione dell'adempimento poteva essere provata con l'esibizione del documento originale anche dopo l'accertamento eseguito a mezzo di verbale di sopralluogo dagli operatori dell'organo di vigilanza, come è avvenuto in udienza, oppure con prove testimoniali.

La Suprema Corte ha però rigettato il ricorso ed ha sostenuto nella sentenza che "l'esecuzione dell'adempimento sarebbe potuto essere dimostrata, come correttamente osservato, soltanto con la produzione di un documento avente data certa anteriore a quella dell'accertamento, mentre quello depositato dall'imputato è privo di data certa, donde la sua inidoneità, al pari della dedotta prova testimoniale, a provare a essere stato formato prima dell'accertamento". Pertanto la Sez. III ha confermato la sentenza di condanna inflitta all'imputato dalla Corte territoriale ed ha concluso sostenendo che "sono, quindi, logiche le argomentazioni del giudice territoriale, riferite alla globalità delle prove obiettive raccolte, non inficiate dalle censure esposte nei motivi di gravame che distorcono la sostanza del provvedimento impugnato che, invece, possiede un valido apparato argomentativo del tutto rispondente alle utilizzate acquisizioni processuali".

10. L'Agenzia delle entrate con la circolare n. 17E del 17 aprile 2009, confermando che il requisito della certezza della data si collega con la comune disciplina civilistica in materia di prove documentali e, in particolare, con quanto previsto dagli artt. 2702 - 2704 del codice civile. A titolo esemplificativo, la "data certa" di un documento può essere individuata attraverso:

. la formazione di un atto pubblico;

2. l'apposizione di autentica, il deposito del documento o la vidimazione di un verbale, in conformità alla legge notarile;

3. la registrazione o produzione del documento a norma di legge presso un ufficio pubblico;

4. il timbro postale che deve ritenersi idoneo a conferire carattere di certezza alla data di una scrittura tutte le volte in cui lo scritto faccia corpo unico con il foglio sul quale il timbro stesso risulti apposto;

5. l'utilizzo di procedure di protocollazione o di analoghi sistemi di datazione che offrano adeguate garanzie di immodificabilità dei dati successivamente alla annotazione;

6. l'invio del documento ad un soggetto esterno, ad esempio un organismo di controllo.

11. La data certa secondo il ministero del lavoro

Nota circolare MLPS del 16 gennaio 2008 - Circolare della Direzione Generale Mercato del Lavoro: Comunicazioni obbligatorie ex Decreto Interministeriale 30 ottobre 2007 - Ulteriori precisazioni concernenti il rapporto di lavoro agricolo.

i datori di lavoro agricolo potranno inviare le comunicazioni in uno dei modi di seguito illustrati:

- utilizzare il sistema applicativo fornito dall'INPS, inviando i modelli all'istituto secondo quanto definito nella citata circolare n. 80 del 27 aprile 2007. In questo caso, la pluriefficacia della comunicazione è assicurata verso le regioni per il tramite del nodo di coordinamento nazionale;

- inviare la comunicazione per il tramite dei servizi informatici regionali, accreditandosi secondo le regole definite da ciascuna regione, ovvero utilizzando l'accentramento delle comunicazioni, secondo le modalità indicate nella circolare del 21 dicembre 2007. Tali modalità sono reperibili nel sito nelle apposite sezioni "GUIDA ALL'ACCREDITAMENTO" e "ACCENTRAMENTO". In tal caso la pluriefficacia verso l'INPS è assicurata dai servizi informatici regionali per il tramite del nodo di coordinamento nazionale.

- compilando i modelli cartacei UNILAV allegati al Decreto Interministeriale del 30 ottobre 2007 e scaricabili dal sito , nell'apposita sezione "SCARICA I MODULI" e inviandoli al servizi per l'impiego competenti con una modalità idonea ad attestare la data certa di trasmissione (consegna a mano con apposizione, da parte dell'ufficio ricevente di un protocollo, fax che rilascia una ricevuta attestante la data di invio, raccomandata a/r). In questo ultimo caso, non vale la pluriefficacia e i datori di lavoro agricoli dovranno inviare la comunicazione all'INPS, secondo le regole dettate dall'istituto nella già citata circolare n. 80/2006.

12. Obbligo dell'indirizzo di posta certificata per le imprese e i professionisti

TESTO COORDINATO DEL DECRETO-LEGGE 29 novembre 2008, n. 185

Testo del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185 (in Gazzetta Ufficiale - n. 280 del 29 novembre 2008, S.O. n. 263/L), coordinato con la legge di conversione 28 gennaio 2009, n. 2 (in questo stesso supplemento ordinario alla pag.1), recante: «Misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione anti-crisi il quadro strategico nazionale».

(GU n. 22 del 28-1-2009 - Suppl. Ordinario n. 14)

TITOLO II Sostegno all'economia

Art. 16. Riduzione dei costi amministrativi a carico delle imprese

6. Le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese (( o analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e l'integrità' del contenuto delle stesse, garantendo l'interoperabilità' con analoghi sistemi internazionali. )) Entro tre anni dalla data di entrata in vigore (( del presente decreto )) tutte le imprese, già costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, comunicano al registro delle imprese l'indirizzo di posta elettronica certificata. L'iscrizione dell'indirizzo di posta elettronica certificata nel registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall'imposta di bollo e dai diritti di segreteria.

7. I professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato comunicano ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata (( o analogo indirizzo di posta elettronica di cui al comma 6 )) entro un anno dalla data di entrata in vigore (( del presente decreto. Gli ordini e i collegi pubblicano in un elenco riservato,consultabile in via telematica esclusivamente dalle pubbliche amministrazioni,i dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo di posta elettronica certificata. ))

13. Le indicazioni della Regione Piemonte agli ispettori Asl

La Regione Piemonte ha da tempo dato indicazioni corrette, affermando quanto segue: In ordine all'obbligo di "data certa" quale requisito del DVR, occorre osservare che nessuna indicazione operativa è prevista dalla norma.

Fatto salvo che è responsabilità del datore di lavoro assicurare la data certa del documento attraverso l'adozione di sistemi che garantiscano la verifica della data di approvazione del documento e non ne consentano successive contraffazioni, non è quindi possibile fornire indicazioni tassative circa le modalità con le quali assicurare tale requisito.

È possibile, invece, affermare che alcuni strumenti già oggi disponibili, citati dal Garante per la protezione dei dati personali in un parere del 5/12/2000, assicurano in requisito della data certa, e tra questi : a) il ricorso all'autoprestazione presso uffici postali (art. 8 del D.Lgs 22 luglio 1999, n. 261), con apposizione del timbro direttamente sul documento avente corpo unico, anziché sull'involucro che lo contiene b) per le amministrazioni pubbliche, l'adozione di un atto deliberativo di cui sia certa la data in base alla disciplina della formazione, numerazione e pubblicazione dell'atto c) l'apposizione della c.d. marca temporale sui documenti informatici (art. 15, comma 2, legge 15 marzo 1997, n. 59; D.P.R. 10 novembre 1997, n. 513; artt. 52 ss. D.P.C.M. 8 febbraio 1999) d) l'apposizione di autentica, deposito del documento o vidimazione di un verbale, in conformità alla legge notarile; formazione di un atto pubblico e) la registrazione o produzione del documento a norma di legge presso un ufficio pubblico.

Fonte: Regione Piemonte, Bollettino Regionale sulla Salute e Sicurezza nei luoghi di Lavoro "Io scelgo la sicurezza", dicembre 2008.